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無料のおもしろネタ画像『デコじろう』用アイコン02 年賀状の宛名と「名刺」の管理。   

そろそろ来年の年賀状を考える時期ですね〜。

どんなデザインにしようかな?と考えると同時に、宛名の管理も必要です。
皆さんは名刺交換の後、マメに入力をされてるのでしょうか?

少しずつ何かをするのが苦手&入力速度が遅い私としては、最初から依頼するつもりで、今年も溜め込んでおりました…;
人には得手不得手がございますので。。。
でも、そろそろ準備にとりかからねば…!

これまでは普通にファイリングしていたのですが、当初からこの収め方ではムリがあるかな、と感じていました。
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分け方は「あいうえお順」「地域ごと」「業種別」など、ひとそれぞれだと思いますが、
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増え続ける名刺のために、レフィルを次々と買い足さなければならず面倒…。
私は最初に「東北方面」「関東」といった地域ごとで分けたため、今年に入り訳が分からない状態に…。

他に私が知っている方法は…、
1.情報を入力し、即、”捨てる”
2.イベントごとに”時系列”管理

1.の即、”捨てる”は、ごく一般的な名刺なら抵抗も少ないでしょうが、こだわって作られている名刺は捨てにくいですよね。
自分自身の名刺を考えても、すぐに捨てられたらとても残念です。
ということで、自動的に 2.を実行することに♪

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起業からまだ1年半ちょっとなので、時系列で並べてもそれほどの量はありません。
でも、正確に時系列で並べ直すのは結構大変でした。。。
私は気になるのでスケジュールをチェックしながら直しましたが、はっきり言って時間のムダ!
(ムダとわかっていながら、こういうの、止められません…)
通常は3〜6カ月単位で区切ればいいと思いますよ。別に1年でも問題なし。

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写真では付箋(不要となった名刺を台紙に使用)にイベントの日付と内容を入れましたが、これも枚数によって、数ヶ月〜1年単位の目印でいいと思います。
処分する時の基準として、1年単位でわかるようにしておくのがポイント。
私が日付を入れたのは、肩書きの追加などで新しい名刺を頂くことがあるため、以前の名刺を探す目印にしたいからです。

こうして今年頂いた名刺を入力する準備が完了。
前年度分の名刺整理(不要な物を取り除く)は、年賀状の抽選結果チェックと共に。
年賀状については、DM代わりのものは当年のものでも、その時点で処分。ついでに、前年度分も思い入れのあるもの以外は処分します。


…あ、なんで年に1回の入力でいいかって?
普段はメールの記載情報から、アドレス帳への自動入力が可能ですし、ネット経由で住所情報が得られない場合でも、郵送で案内を出すことって滅多にありません。
というか、仕事柄躊躇してしまいます。
紙媒体は印象に残りやすいという反面、お客様のところで書類が1枚増えることになるのは気が進まない。。。

ん〜、今年の年賀状はメールとハガキを使い分けようかな。
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by hamaogi_kyoto | 2009-11-08 08:15 | 仕事

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